Documentation de gestion - la base pour le bon fonctionnement de l'entreprise

Le document est un concept très vaste. Il est utilisé dans de nombreuses et diverses sphères d'activités de la population, fait l'objet d'études dans de nombreuses disciplines scientifiques. Par conséquent, il est impossible de construire une définition claire de ce concept. La signification et la signification du document dépend de ce que la sphère de l'activité humaine, elle est utilisée. En effet, dans la loi qu'un témoin possible ou prouver par un document, la science historique - est une source précieuse d'informations sur les événements passés, et dans la production et l'entretien documentaire bien organisé des activités de gestion - il est la clé du succès, car le document ici - le principal transporteur d'informations commerciales, à l'aide duquel les décisions de gestion sont enregistrées et transmises. Il est important de noter que, contrairement aux journaux, magazines et livres, qui contiennent le document d'information révisé est sa principale source, parce qu'il est ici, il est fixé pour la première fois.

Principes de base de la gestion de documents

Sphère d'activité qui fournitdocument de circulation et de travailler avec des documents officiels à l'entreprise, traditionnellement dénommé travail de bureau. Ce terme est apparu en Russie au XVIIIème siècle. Et dès le début, l'affaire a dénoté un procès ou une question administrative qui a été décidée par les autorités. Par conséquent, le travail lié à l'adoption des décisions finales sur ces questions a été désigné comme travail de bureau. Plus tard, il est devenu connu que les documents recueillis dans une certaine séquence et selon certaines règles ont été appelés. Il y a environ 10 ans, le terme «support de gestion documentaire» est venu remplacer le travail de bureau, ce qui signifie la création de documents, la documentation, c'est-à-dire l'enregistrement d'informations sur papier ou autres supports conformément à certaines règles et normes établies par divers règlements et règlements, ainsi que l'organisation du système de gestion de documents dans l'entreprise.

Vous pouvez créer des documents en utilisant différentsmoyens de documentation. Les plus simples sont des stylos et des crayons, plus complexe - machine à écrire, magnétophone, caméra vidéo, équipement photographique, etc. Enfin, à l'heure actuelle, les ordinateurs sont utilisés pour créer des documents, ce qui simplifie grandement et améliore non seulement le processus de documentation, mais aussi l'ensemble du système de gestion de documents. La technologie informatique avec ses capacités étendues est actuellement la principale et universelle source de création et de stockage de documents, le principal vecteur d'information.

Le support de gestion de la documentation estainsi que la création d'un système de flux de travail multi-niveaux complexe. Cela peut être comparé à la formation de mots. Les lettres constituent des mots, et les mots sont des parties de phrases et de phrases. Les documents constituent donc le système principal, qui constitue la base des systèmes de documentation de niveau supérieur. Sans un système aussi complexe de travail avec les documents, qui commence par leur création, leur chiffre d'affaires et se termine par leur transfert dans les archives et le stockage, il est impossible de réussir le travail de l'entreprise, la gestion de la production et les activités. On peut dire qu'un support de documentation bien organisé et bien organisé est une nécessité fondamentale pour le fonctionnement de toute entreprise, qui ne peut exister que lorsque le système de flux de travail y fonctionne correctement.

Avec les documents dans leur visage de travailpresque tous les employés de l'institution. Les gestionnaires, avec leur aide, reçoivent les informations nécessaires sur les activités des subordonnés, coordonnent leur travail et éliminent les problèmes éventuels. Les employés, à l'aide de documents, enregistrent diverses informations dont ils ont besoin dans leur travail. Par conséquent, il est nécessaire que chaque spécialiste sache en quoi consiste le support en gestion de documents et comprend les bases du travail de bureau.